Cały świat zmaga się pandemią koronawirusa. Dla nas, jak i dla wielu innych firm, stanowi to duże wyzwanie, wynikające z nowej codzienności. Jako zespół przetrwaliśmy niejeden kryzys i zawsze szybko dostosowaliśmy się do nowej rzeczywistości, więc potraktowaliśmy to jak kolejny, wymagający pilnego rozwiązania, problem.
Z pracy zdalnej korzystaliśmy w naszej spółce od dłuższego czasu, gdyż wymagały tego projekty, które realizowaliśmy w różnych częściach świata. Jednakże jeszcze nigdy nie działaliśmy w pełni zdalnie, właściwie bez rzeczywistego biura. Początkowo było to dla nas niecodzienne wyzwanie. Okazało się jednak, że rozwiązania są prostsze, niż oczekiwaliśmy – narzędzia z których korzystamy na co dzień umożliwiły nam przestawienie się na ten tryb praktycznie z dnia na dzień bez obniżenia komfortu pracy.
Zarządzanie projektami
Podstawowym zadaniem firmy działającej w obszarze nowych technologii jest zapewnienie sprawnej realizacji złożonych projektów. Praktycznie od powstania spółki korzystamy z systemu do zarządzania projektami Teamwork. Narzędzie to umożliwia zarządzanie projektem i kontrolowanie wyników pracy. Dzięki niemu możemy sprawnie realizować projekty oraz przedstawiać naszym klientom na bieżąco efekty naszych prac. Możliwość sprawnej komunikacji z klientem bezpośrednio w systemie zarządzania projektami szczególnie sprawdza się w obecnej sytuacji.
Komunikacja
Nowoczesne, duże biuro ułatwia sprawny obieg informacji, jednakże bardzo często w codziennej komunikacji jeszcze sprawniejszy ich obieg zapewniają czaty. W naszej firmie, razem ze wspomnianym narzędziem do zarządzania projektami Teamwork, wdrożyliśmy komplementarny z nim komunikator: Teamwork Chat. Dotychczas ułatwiał nam codzienne komunikowanie się ze sobą tak w biurze, jak i z pracownikami będącymi poza nim, a teraz stał się praktycznie podstawowym kanałem sprawnej i szybkiej wymiany informacji.
Nowością dla nas, jak i dla wielu innych przedsiębiorstw, jest powszechne wdrożenie wideokonferencji. Jak napisano w The Economist „Nigdy tak długo nie nadawano tak wielu sufitów”. Jest to bardzo ciekawe spostrzeżenie i jak prawdziwe w ostatnim czasie. W naszym wypadku do „nadawania sufitów” korzystamy z dość nowego produktu, jakim jest Microsoft Teams. Jak wszystkie produkty Microsoftu, Teams działa niezawodnie i możemy na nim polegać.
Obieg dokumentów
Już wcześniej testowaliśmy dwa rozwiązania do zarządzania obiegiem dokumentów. Korzystaliśmy z chmury Google oraz z chmury Microsoftu. W wyniku własnych doświadczeń zdecydowaliśmy się na wdrożenie w naszej firmie pakietu Office 365, ponieważ przykładamy dużą wagę do jakości tworzonych przez nas dokumentów, a tutaj Microsoft oferuje zdecydowanie większe możliwości i jak dotąd nie ma konkurencji. Dedykowana usługa Microsoft OneDrive zapewnia nam miejsce do sprawnego dzielenia się dokumentami między sobą i z naszymi klientami oraz zapewnia bezproblemową współpracę wielu osób nad jednym dokumentem, bez względu na to, czy przygotowywany jest w Excelu, Wordzie czy Power Poincie, a także dokumentami tworzonymi w środowisku spoza ofert Microsoftu.
Wdrożenia
Realizujemy dużo wdrożeń dla naszych klientów i mamy ten proces mocno zautomatyzowany, co pozwala na zrealizowanie większości zadań zdalnie, bądź z wykorzystaniem firm kurierskich. Obecnie realizujemy również kilka dużych projektów videomappingu, w tym jeden obejmujący 36 projektorów. Również w tym aspekcie staramy się jak najbardziej automatyzować pracę i tworzymy dedykowane narzędzie, które skróci czas wdrożenia. Jednakże pomimo tych działań do poprawnej konfiguracji mappingu jest niezbędna fizyczna obecność człowieka.
Spostrzeżenia
Nowe procedury w naszej firmie obowiązują od trzech tygodni. Mamy już dzięki temu pierwsze spostrzeżenia, z których wyciągnęliśmy wnioski, mogące usprawnić nasz system. Główne obawy dotyczyły wydajności pracy w domu. Jak wiadomo, biuro jest przestrzenią specjalnie zaprojektowaną do tego, żeby stworzyć jak najlepsze warunki do pracy, a w domu nie zawsze jest to możliwe. Mimo to, w naszej firmie wydajność pracy została utrzymana, a w niektórych przypadkach nawet wyraźnie wzrosła. Jak widać, home office w branży kreatywnej może przynosić korzyści i z pewnością w przyszłości chętniej ten model współpracy będziemy stosowali. Obecnie w pełni zdalną pracę uniemożliwia jeszcze konieczność obecności w biurze w celu, na przykład, podpisywania dokumentów, bo niestety nie wszędzie jeszcze dostrzeżono, że nadszedł już XXI wiek…
RADOSŁAW ZDUNEK
prezes zarządu